Informacje praktyczne dla Pilotów Tu i Tam

1. Po zebraniu każdej grupy prosimy o SMS do osoby odprawiającej celem potwierdzenia liczby osób. 

• W przypadku grup firmowych i klientów indywidualnych piszecie łączną ilość osób + pilot + 1/2 kierowców. 
• W przypadku grup szkolnych podajecie liczbę dzieci + opiekunowie + pilot + 1/2 kierowców.

SCHEMAT I PRZYKŁAD:

PILOT: Paweł Nowakowski

NAZWA WYJAZDU: Hiszpania z Paryżem (piszcie proszę tak jak w odprawie)

NAZWA GRUPY: SP1 Mielec

TERMIN: 19-25.11.2024

LICZBA OSÓB: 39 dzieci + 3 nauczycieli + 2 kierowców + ja

2. Po powrocie z wyjazdu prosimy o SMS do osoby odprawiającej z informacją gdzie została teczka i tour-guide. Teczki mogą być zostawione tylko w bezpiecznych kopertach, które będą dołączone do każdej teczki.

SCHEMAT I PRZYKŁAD:

PILOT: Paweł Nowakowski

NAZWA WYJAZDU: Hiszpania z Paryżem

TERMIN: 19-25.11.2024

GDZIE TECZKA I TGS: BP w Staszowie/Połańcu / w skrzyni przy biurze / została u mnie wyślę jutro kurierem do biura / oddam w biurze w poniedziałek / została u przewoźnika (jakiego + dopisz który kierowca był za to odpowiedzialny - ta opcja tylko za zgodą odprawiającego).

KONKURS: Teresa Zielińska

3. TGS

• Opłata za zgubiony odbiornik wynosi 180 zł. Należy o tym poinformować Turystów w momencie rozdawania zestawów.
• Zestaw nie zadziała prawidłowo przy 2 włączonych nadajnikach na tym samym kanale.
• Do zwrotu są tylko odbiorniki. Słuchawki i smycze zostają u Klientów lub wyrzucacie je do śmieci. Wyjątek stanowi wynajęty sprzęt – wtedy nie rozdajemy smyczy.
• W przypadku gdy odbiornik, nadajnik lub mikrofon nie działa prawidłowo należy włożyć go do koperty dołączonej do zestawu oraz opisać.
• Protokół TGS proszę wypełniać i zwracać go w walizce, a nie w teczce.

4. KOSZTY PROGRAMOWE. Jeśli Klient mówi Wam, że są bilety normalne i ulgowe, więc dlaczego zbieracie od wszystkich taką samą kwotę, to proszę wytłumaczyć to w taki sposób.

Kwota kosztów programowych jest uśredniona dla wszystkich i nie ma podziału na wiek. Jako biuro podróży jesteśmy partnerem biznesowym wielu miejsc i nie mamy podziału na bilety normalne i ulgowe jak klient indywidualny. 

Jeżeli Klient w dalszym ciągu ma wątpliwości, odeślijcie go do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta, nie wdając się w dyskusję.

5. KONKURS:

Konkurs organizujemy na wycieczkach dla Klientów Indywidualnych.

1. Klient na swoim Facebooku dodaje post, w którym wspomina Biuro Podróży Tu i Tam. Aby oznaczyć na Facebooku trzeba najpierw dodać @. Do postu powinno być załączone zdjęcie z danego wyjazdu. Zdjęcie dowolne.

2. ⁠Ustalacie z Klientami kiedy kończycie konkurs i go rozstrzygacie. Musicie poprosić Klientów o pokazanie Wam postów i po spisaniu, przystępujecie do losowania. Można włączyć piosenkę z Wielkiej Gry, wysłużyć się najmłodszym uczestnikiem lub kierowcą. Tutaj już macie dowolność. 

3. ⁠Nagrodą jest voucher do wykorzystania na kolejny wyjazd - 100 zł. Ważność 1 rok.

4. ⁠Osobę, która wygrała wpisujecie w SMS zgodnie ze schematem z punktu nr 2.

5. ⁠Osobę, która wygra należy poinformować, że jej kolejna rezerwacja zostanie zrabatowana. W tym celu mogą napisać maila lub zadzwonić do BOK. 

Zależy nam na tym, bo oznaczenia dużo dają 😀

6. FAKTURY ZA WYJAZD:

Jeżeli Klient zapyta Was o fakturę za wycieczkę poproście go o napisanie maila na adres zapisy@tuitam.org. W mailu należy podać numer rezerwacji oraz dane do wystawienie faktury (NIP lub imię, nazwisko, adres zamieszkania).

7. UBEZPIECZENIE GRUPY

POLSKA:

Klienci są ubezpieczeni od NNW na kwotę 10 000 zł.

UWAGA! Zgłoszenie roszczeń NNW Klienci dokonują samodzielnie do ubezpieczyciela.

ZAGRANICA:

Klienci są ubezpieczeni od:

• KL – 40 000 euro
• NNW – 15 000 zł
• Bagaż – 1 000 zł

NUMER POLISY GENERALNEJ:

Usługi Turystyczne Tu i Tam Paweł Nowakowski: M519512

Tu i Tam sp. z o.o.: M526052

W przypadku nagłego zachorowania (zachorowania typu zatrucie pokarmowe, angina, poparzenie słoneczne itp.) oraz nieszczęśliwego wypadku (drobne urazy – skręcenia kończyn, stłuczenia, rany, itp.), przed udaniem się do lekarza za granicą we własnym zakresie, należy skontaktować się z Centralą Alarmową pod numerem telefonu 0048 (0) 22 864 55 26.

W przypadku stanu zagrożenia życia należy bezwzględnie dzwonić na numer alarmowy oraz poinformować osobę odprawiającą. W takim przypadku zgłoszenie do Ubezpieczyciela dokonujemy po fakcie.

Każdy przypadek należy odnotować na formularzu „ZGŁOSZONE SZKODY SIGNAL IDUNA”, który znajdziecie w teczce.

8. CZAS PRACY KIEROWCÓW

Pobierz PDF z informacjami o czasie pracy kierowców

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE:

ZAŁOGA POJEDYNCZA:

• Czas pracy kierowcy – 13 godzin z możliwością wydłużenia do 15 godzin (max. 3 razy w dwutygodniowym okresie rozliczeniowym)
• Czas jazdy kierowcy – 9 godzin z możliwością wydłużenia do 10 godzin (max. 2 razy w tygodniu)
• Przerwy – 4,5 godziny jazdy + 45 minut przerwy
• Przerwę 45 minutową można rozłożyć na dwie przerwy (pierwsza min. 15 minut, druga min. 30 minut). Nie można zmieniać kolejności przerw
• Odpoczynek dobowy – 11 godzin po zakończonej pracy z możliwością skrócenia do 9 godzin (3 razy między odpoczynkami tygodniowymi) lub z możliwością rozłożenia na 3 godziny (realizowany w ciągu dnia) i 9 godzin

ZAŁOGA PODWÓJNA:

• Czas pracy kierowców – 21 godzin 
• Czas jazdy kierowców – 18 godzin z możliwością wydłużenia do 20 godzin (9 godzin każdy kierowca z możliwością wydłużenia do 10 godzin)
• Przerwy – zachowany okres max. 4,5 godziny czasu jazdy jednorazowo, możliwość zmiany kierowcy po 4,5 godziny jazdy i kontynuacji jazdy
• Odpoczynek dobowy – odpoczynek w wymiarze 9 godzin można odebrać w okresie 30 godzin

9. PŁATNOŚCI KARTĄ

Posiadamy kilka rodzajów kart płatniczych, dla każdej z firm, które są odpowiednio opisane:

Usługi Turystyczne Tu i Tam Paweł Nowakowski - obok imienia i nazwiska posiadają dopisek JDG (czyli: Jednoosobowa Działalność Gospodarcza). Zapamiętajcie! Słyszysz JDG = Usługi Turystyczne Tu i Tam

Tu i Tam sp. z o.o. - obok imienia i nazwiska posiadają dopisek SP ZOO

Karty płatnicze z podziałem na banki:

• mBank - biała karta z symbolem koła zębatego - płatność w PLN i inne waluty (poza EURO)
• mBank - biała karta z symbolem € (EURO) - płatność tylko w walucie EURO

UWAGA!  Każda firma ma własną kartę! NIE MOŻNA płacić kartą Spółki za imprezę Usług Turystycznych (JDG) i odwrotnie!

10. ROZLICZENIA 

Posiadamy dwie firmy, których poprawne dane to:

• Usługi Turystyczne Tu i Tam Paweł Nowakowski | ul. Pisarka 1D, 39-300 Mielec | NIP: 8661744411
• Tu i Tam sp. z o.o. | ul. Czarnieckiego 13/11, 28-230 Połaniec | NIP: 8661752008

Znajdziecie je na okładce teczki, w nagłówku odprawy i na wizytówkach w kopercie z pieniędzmi. Wszelkie odstępstwa od powyższych nazw, są nieprawidłowe.

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE:

• Nagłówek rozliczenia powinien zawierać uzupełnione informacje - nazwa wyjazdu, termin, pilot 
• Otrzymano z biura - weryfikujemy kwoty z rzeczywistym stanem, a w przypadku odstępstw zgłaszamy odprawiającemu
• Otrzymano od pax - wpisujemy całą kwotę (jeśli wpłaca nauczyciel) lub mnożnik (jak uczestnicy wpłacają osobno, np. koszty programowe) - np. 48 pax x 100 EUR = 4800 EUR
• Karta - jeśli posiadacie firmową lub otrzymaliście od odprawiającego wpisujecie "TAK", jeśli nie posiadacie "NIE"
• 4 ostatnie cyfry numeru - jeśli posiadacie kartę, uzupełniacie 4 ostatnimi cyframi z numeru karty
• Liczba osób planowana - uzupełnia odprawiający (zgodnie ze schematem z SMS - rozpisane w pkt.1)
• Liczba osób rzeczywista - uzupełnia pilot (zgodnie ze schematem z SMS - rozpisane w pkt.1)
• Rozpisanie wydatków - przejrzyste i czytelne, dające się bez problemu odnaleźć w załączonych rachunkach, wyraźnie zaznaczone jaki jest sposób płatności i nr rachunku 
• Diety - ustala odprawiający; pilot nie decyduje o tym, że "zaokrągli" (np. z 90 zł do 100), diety są jasno ustalone
• Razem - suma kosztów w danej walucie, proszę nie przeliczać euro na złotówki po aktualnym kursie
• Do zwrotu - kwota do zwrotu po odjęciu kosztów wynikających z rzeczywistych wydatków

Każdy wydatek musi zostać poparty fakturą, paragonem z NIPem, kwitem parkingowym.  W przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia, każdorazowo należy uzgodnić to z odprawiającym. Każdy dokument proszę opisać na odwrocie (prawy górny róg) numerem odpowiadającym LP z rozliczenia.

11. ZWROT TECZKI

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE:

• Rachunki i pieniądze powinny być ułożone
• Wszystkie dokumenty wracają do biura - proszę nie zabierać list uczestników, roomingów, czy faktur
• Teczka powinna być w zamkniętej bezpiecznej kopercie
• Zwrot następuje zgodnie ze schematem z pkt.2.

12. ZDJĘCIA

Zasady robienia zdjęć są stałe i dotyczą każdego wyjazdu, zarówno indywidualnego, szkolnego, jak i firmowego:

• na relację wysyłacie zdjęcia i filmy pionowe 9:16 - minimum dwa dziennie - coś ciekawego, co przyciąga uwagę i promuje wyjazd.
• w post wykorzystujemy wszystkie zdjęcia, które zrobicie. - minimum 1 zdjęcie grupowe - głównie zdjęcia ludzi, jedzenia i ciekawostek - ostatecznie widoczki
• na większości wyjazdów zostaniecie również poproszeni o wykonanie zdjęcia pilockiego - czyli takiego na którym jesteście Wy i coś co wskazuje miejsce w którym jesteście - ogólnie Wy i coś fajnego. Format i układ zdjęcia będzie wyznaczany indywidualnie.

Chcąc usprawnić wysyłanie zdjęć stworzyliśmy społeczność na whatsappie, gdzie będzie nam łatwiej się komunikować. Czat społecznościowy OGŁOSZENIA, jak sama nazwa wskazuje, służył będzie do ogólnych komunikatów - dla wszystkich. Natomiast dla każdego z wyjazdów stworzymy grupę, gdzie będą wszelkie informacje związane z danym wyjazdem, a co najważniejsze tam należy wysyłać wszystkie zdjęcia.